Nakon zaprimanja eOdobrenja, a prije nego ga preuzme, kupac je obavezan ispuniti i elektronički poslati obrazac izjave kako bi obje strane istovremeno mogle ispraviti pretporez.
Financijsko odobrenje jedna je od knjižnih nota koje brojnim knjigovođama zadaju glavobolje. Riječ je o dokumentu koji se izdaje nakon što je račun već izdan u situacijama kada kupac vrati robu, kod naknadnog odobrenja popusta, pogrešno izdanog računa i slično. S obzirom na to da dokument zahtijeva suglasnost obiju strana, u praksi se često događa da kupac, nakon što sebi ispravi pretporez, najčešće ne pošalje ažurno svoju obaveznu izjavu, što dovodi do zastoja u poslovanju izdavatelja i do 20 radnih dana. Osim toga, oko 20 posto izjava nikada ne bude poslano pa neki ispravke naprave na svoju ruku, što tvrtke dovodi u situaciju plaćanja penala za ispravke koje nisu pravilno provedene.
Nemoguće je odbiti pretporez bez slanje eOdgovora
Razvojem eRačuna, servis mojeRačun razvio je i druge prateće dokumente, među prvima bili su eOdobrenje i eOdgovor kao rješenje na problem navedenog zastoja u poslovanju. Proces funkcionira vrlo jednostavno, kao uostalom i druge usluge servisa, a najveća prednost je to što proces odobrenja skraćuje s 20 i više dana na prosječno nekoliko sati. Dokument eOdobrenje korisnici servisa mojeRačun mogu poslati iz većine svojih ERP i računovodstvenih rješenja koja su integrirani sa servisom ili putem aplikacije Kreiraj na mrežnoj stranici mojeRačun. Hoće li odobrenje biti račun u minusu ili posebni dokument koji se zove Odobrenje, proizvoljna je odluka pošiljatelja, a čitav proces izrade traje kao i prosječna izrada računa, odnosno od tri do pet minuta. Ono što je razlikuje papirnatu i elektroničku inačicu je, osim načina dostave, brzina povrata ovjerene izjave. Naime, prijenos eOdobrenja od pošiljatelja do primatelja, odnosno preuzimanje dokumenta sa servisa mojeRačun može trajati nekoliko sekundi ili minuta, a jednako tako traje i slanje eOdgovora, odnosno izjave, na eOdobrenje.
Obavezni zakonski elementi izjave
Oblik i sadržaj izjave nije propisan, no ona mora sadržavati iznos pretporeza koji se ispravlja, po kojem računu i datum, odnosno porezno razdoblje u kojem je kupac ispravlja pretporez. Te podatke sadrži eOdgovor koji kupac šalje nazad pošiljatelju eOdobrenja odmah po njegovu primitku. Riječ je o obrascu koji je primatelj dužan popuniti prije nego preuzme dokument eOdobrenja po kojem će ispraviti pretporez i koji se automatski šalje pošiljatelju. Time su stvoreni jednaki preduvjeti za ispravno, sigurno i točno knjiženje za obje strane poslovnog odnosa, a cijeli proces je gotov u svega nekoliko minuta, odnosno onoliko koliko je potrebno kupcu da ispuni tražene podatke.
Dodatna funkcija eOdgovora
Poslovni subjekti mogu koristiti eOdgovor i u situacijama kada se ne slažu sa zaprimljenim računom, odnosno moguće je koristiti ovu opciju u situacijama kada je potrebno osporiti ili odbiti zaprimljeni račun. Primjenom ovih rješenja, koristeći i druge oblike digitalnih knjigovodstvenih isprava i sustava za njihovu obradu, korisnik stvara preduvjet za pravovremeno i efikasno upravljanje knjigovodstveno-računovodstvenim poslovanjem.
