Informacijski sustav mojeArhiv omogućuje korisnicima sigurne i kontrolirane uvjete za pohranu svih poslovnih dokumenata u elektroničkom obliku.
U praksi još uvijek postoji određeni broj poslovnih subjekata koji eRačune obrađuju, a potom i pohranjuju jednako kao papirnate račune; nakon zaprimanja ih ispisuju, ručno unose u računovodstveni program, a potom pohranjuju u registrator. Takva je praksa u suprotnosti s više zakonskih propisa, kako onima koji uređuju računovodstveno poslovanje, tako i u kontekstu Zakona o elektroničkoj ispravi.
„Elektronički račun izvorno je sastavljen kao elektronička isprava, što znači da si ih tvrtke, sukladno više zakonskih propisa, obavezne u nekom obliku sigurnog i kontroliranog elektroničkog arhiva“, ističe Irena Bratec, voditeljica Sektora računovodstva i financija servisa mojeRačun.
Vjerodostojna elektronička isprava
Kako dodaje Bratec, sukladno Zakonu o elektroničkom izdavanju računa u javnoj nabavi, elektronički račun je račun izdan, prenesen i zaprimljen u strukturiranom elektroničkom obliku koji omogućuje njegovu automatsku i strojnu obradu, što znači isključivo u XML obliku.
„U Hrvatskoj još uvijek je prisutna dvojaka praksa da se uz strukturirani eRačun u XML-u zaprima i njegov slikovni prikaz u PDF-u, no treba naglasiti da se u kontekstu navedenog Zakona isključivo XML, izrađen sukladno EU normi za eRačun, smatra vjerodostojnom elektroničkom ispravom“, pojašnjava te dodaje kako se u tom smislu ispisivanje eRačuna i pohrana u registratore, bez čuvanja originalne isprave u strukturiranom formatu, smatra kršenjem zakonskih odredaba.
Tko može osigurati eArhiv
Elektronički arhiv tvrtke mogu osigurati i same, no „kvaka“ je u tome što je i u slučaju arhiva jasno propisano koje uvjete mora osigurati.
„Zakon o elektroničkoj ispravi upućuje sve subjekte da se elektroničke isprave čuvaju u obliku u kojem su izrađene, otpremljene, primljene i pohranjene i koji materijalno ne mijenja informaciju, odnosno sadržaj isprava. Za čitavo vrijeme čuvanja nedvojbeno se mora sačuvati i njihova dostupnost i čitljivost ovlaštenim osoba, a uz to i vjerodostojnost pošiljatelja, cjelovitost sadržaja i nepromjenjivost u vremenu, što za malog poduzetnika može podrazumijevati velika ulaganja“, ističe Bratec.
Elektronički arhivi informacijskog posrednika
Radi svega navedenog, prvi izbor SME sektora su eArhivi informacijskih posrednika koji su sukladni zakonu i koji korisnicima pružaju nedvojbenu sigurnost u cijelom životnom vijeku dokumenta. Usluga mojeArhiv omogućuje korisnicima sigurne i kontrolirane uvjete za pohranu svih poslovnih dokumenata u elektroničkom obliku; eRačuna, eOpomena, eOdobrenja, eOtpremnica, eNarudžbenica do ePrimki i ugovora ili bilo kojeg drugog dokumenta u elektroničkom obliku koje su tvrtkama važne za poslovanje ili su ga zbog zakona obavezne čuvati duži vremenski period.
